thứ 702242018

Last update10:03:59 AM

Cần chú trọng thực hiện nghiêm công tác văn thư, lưu trữ

HNP - Năm 2017, Sở Nội vụ Hà Nội đã thực hiện kiểm tra 41 cơ quan, đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ. Qua việc kiểm tra cho thấy hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trong các đơn vị đã có nhiều chuyển biến tích cực.

Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đã quan tâm chỉ đạo quyết liệt hơn trong thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ như: rà soát, sửa đổi bổ sung, ban hành mới các văn bản chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn của đơn vị; quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu, soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo theo quy định; công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đã có những bước chuyển biến mạnh mẽ trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo; cán bộ, công chức, viên chức quan tâm, thực hiện nghiêm túc; thu thập, chỉnh lý được nhiều hồ sơ, tài liệu; bố trí phòng, kho, trang thiết bị, phương tiện bảo quản an toàn đối với hồ sơ, tài liệu; công tác phòng cháy, chữa cháy được tăng cường...  

Trong hoạt động nghiệp vụ văn thư, các cơ quan, tổ chức đã nghiêm túc thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ và quy định của một số ngành, lĩnh vực liên quan nên công tác soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều chuyển biển tích cực, hạn chế sự sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày và thẩm quyền ký.

Các cơ quan, tổ chức thực hiện tương đối tốt các quy định của Nhà nước về quản lý văn bản: văn bản đi, văn bản đến được đăng ký tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan, lập Sổ đăng ký văn bản; văn bản mật được mở sổ đăng ký, quản lý riêng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Ngoài việc đăng ký vào sổ theo quy định, các cơ quan, tổ chức đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến thuận tiện cho việc quản lý, giải quyết công việc.

Trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu tại các phòng, bộ phận và thực hiện chỉnh lý tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan như: Văn phòng UBND Thanh phố; UBND quận Long Biên; Ba Đình; Hai Bà Trưng, Hà Đông, Thanh Xuân, UBND huyện Hoài Đức, Quốc Oai, Sở Nội vụ, Sở Xây dựng, Sở Giao thông Vận tải, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Tài chính...

Lưu trữ lịch sử Thành phố đã tiếp nhận, phục vụ 351 lượt độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định; trả lời bằng văn bản: 39 văn bản; xây dựng Danh mục hồ sơ Cán bộ, kỷ vật đi B của thành phố Hà Nội và tỉnh Hà Tây (cũ); tổ chức Lễ giao nhận hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B cho 30 quận, huyện, thị xã với tổng số 3444 hồ sơ. Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức đã ban hành Nội quy khai thác sử dụng tài liệu, mở sổ theo dõi, phục vụ nhu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu của các tổ chức, cá nhân như: Văn phòng UBND Thành phố (58 lượt/1268 văn bản); Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (100 lượt/200 văn bản); UBND quận Long Biên (58 lượt/90 văn bản); UBND quận Hà Đông (168 lượt/247 văn bản)...

Đặc biệt, thực hiện chương trình mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thuộc UBND thành phố Hà Nội, các cơ quan, tổ chức đã đầu tư trang bị máy vi tính, máy fax, scan, mạng internet, mạng LAN; xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ công việc, quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến. Hầu hết các cơ quan, tổ chức đã xây dựng quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000, 0991-2008, thực hiện gửi văn bản bằng thư điện tử.

Tuy nhiên, qua kiểm tra cũng cho thấy, nhận thức của một số bộ phận cán bộ, công chức, viên chức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Việc xây dựng ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo ở một số cơ quan, tổ chức chưa thực sự quan tâm về công tác văn thư, lưu trữ, chưa kịp thời sửa đổi, bổ sung, ban hành mới một số văn bản: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Danh mục hồ sơ... theo quy định.

Năm 2018, Thành phố cần tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức, nhân dân trên địa bàn Thành phố. Xây dựng Kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Tập trung xây dựng Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm túc và hiệu quả công tác thu thập, chỉnh lý, quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan theo quy định; đầu tư, nâng cấp, cải tạo, bố trí hoặc xây dựng mới kho lưu trữ cơ quan, tổ chức để thu thập và bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, lâu dài. Riêng đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố và các cơ quan, tổ chức khi chia, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản doanh nghiệp nhà nước phải thực hiện rà soát, thống kê, xây dựng kế hoạch giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định. Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ; thường xuyên quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao.

Theo hanoi.gov.vn 15/1/2018